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仕事ができる人のメールはどう違う?ライバルに差をつけるビジネスメールの特徴3選

仕事ができる人のメールはどう違う?ライバルに差をつけるビジネスメールの特徴3選仕事で意外に差の付くポイントが、上司や得意先へのメールではないか。友人間なら気軽に送れるメールも、ビジネスとなると頭を抱えてしまうという人も少なくないのでは。では「仕事ができる」といわれている人のビジネスメールは、どのようなものなのだろうか? 今回はキャリアカウンセラーの笹木正明さんに、マナーを含め、ライバルに差をつけるメールの3つのポイントを伺った。

■社会人として根本的なマナーを厳守する

ビジネスメールを書く場合、まず社会人としての根本的なマナーを守ることが大事だという。

「具体的にいうと『相手先の会社名は正式名称とする』『相手の役職や氏名は名刺などで確認する。それでも不明確の時は本人または周囲に聞く』『礼に始まり、礼に終わることを意識して、簡潔な挨拶文を心がける』といった点は、最低限押さえておきたいですね」(笹木さん)

相手と直接会うケースと同様、メールにおいてもビジネスマナーは必要不可欠である。顔が見えないからといって、曖昧な会社名や名前で先方に送付することのないようにしたい。

■ライバルに差をつけるビジネスメールのポイント

ビジネスマナーの厳守に加え、仕事ができる人のメールの特徴はもう2つあると笹木さんは指摘する。

「用件や依頼事項は、簡潔でポイントを明確にした分かりやすい文章にすること。希望期限等を提示することも、ビジネスメールの基本といえるでしょう。これを踏まえ、仕事ができる人のメールでいえるのは、『ひとつの件名をひとつのトピックスに絞っている。もしも詳細内容が複数にわたる場合は、わかりやすく箇条書きにしている。たとえば、1)現状・経緯→2)問題点→3)検討→4)結論、などといったように、文章の流れを定型化している』」(笹木さん)

だらだらと長い文章にせず、箇条書きにするのも効果的だ。3つ目はまとめ文だ。

「『何を依頼したいのかなど、メインで伝えたいことを最初に書き、その後でこちらの意図を数行で補足している』という特徴があることです」(笹木さん)

これら3点の特徴をすべて実践するのは、時間があるときでも難しい。しかし、どれかひとつでも自分なりに工夫すれば、ビジネスメールのレベルも向上しそうだ。

■送付する前のチェック、確認電話でアフターケア

メールが出来上がったら即送ろうと思うが、「正確を期すためには、送付前に文章チェックを忘れずに」と笹木さんは言う。また「メールは送りっぱなしにしないで、確認電話をする方が無難ですね」とも付け加えてくれた。

メールにはコミュニケーションが迅速に行えるというメリットがある反面、書き方や内容が相手に想定外の誤解を与えたり、マナー違反がトラブルになってしまうという可能性も潜んでいる。そのような危機に陥らないためにも、たかがメールと言わず、今回教わったことを踏まえ、再度確認してみてはいかがだろうか。

なお、「教えて!goo」では「この人仕事ができないなぁ...と思うメールの特徴は?」というテーマでアンケートも実施中。思うところがある方は、ぜひ回答を投稿してほしい。

●専門家プロフィール:笹木正明
キャリアカウンセラー。大学時代にレスリスバーガーの「人間関係論」を勉強。会社勤務しつつ、40歳から転職相談業務に従事。57歳で退職後、放送大学大学院修士全科生として入学。68歳まで人材紹介会社に勤務。現在は放送大学の学習センターでボランティアの学習相談を務める。

教えて!goo スタッフ(Oshiete Staff)

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