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取引相手にメールを一斉送信!宛名の書き方と順番、どうしている?

取引相手にメールを一斉送信!宛名の書き方と順番、どうしている?社会人ならほぼ毎日といっていいほど発生するメールのやり取り。「教えて!goo」「複数の取引先に同時にメールを送るときの宛名の書き方」という質問にもさまざまな悩みが寄せられているが、今回は「複数の取引先に同時にメールを送るときの宛名の書き方」について、プロの解説を交えてご紹介しよう。

■「各位」と書くのは返信不要のときのみ

一般的に、宛名には会社名と役職、氏名を明記するのが丁寧だ。しかし、会社も役職もバラバラの人と、例えば何かのプロジェクトで一緒のチームになった場合、「各位」としてしまって良いのだろうか? フリーアナウンサーでビジネスマナー講師の五十嵐由美子さんに伺った。

「『各位』を明記するメールは、一般に一括送信するお知らせで、その際、返信は不要です。社外であっても同じプロジェクトに参加している場合は、『〇〇プロジェクト関係者各位』の宛名でもかまいません。けれども、相手の方からしっかり返信がほしい時には『各位』と書かず、相手の会社名と名前をきちんと入れて伝えた方がよいでしょう」(五十嵐さん)

多少行が多くなってしまっても、宛先の会社ごとに分けて書き、会社名と役職をきちんと入れた方が丁寧な応対と言えるのだとか。

■相手の役職や年齢が分からない!そんなときどうする?

しかし、ここでまた一つ問題が。宛名の順番にルールはあるのだろうか?

「まず、複数の会社名を書く場合には、仕事における関係性を重視します。例えばA社がクライアントで、B社がともに同じ仕事を請け負っている企業であれば、まずA社から、その下にB社を書きます。同じ関係性で複数の企業にメールを送信する時は、名前で五十音順に並べるか、メールアドレスでアルファベット順に並べることをおすすめします」(五十嵐さん)

全員が同じ企業の人だった場合は、役職順で並べるのがベター。しかし、そこまで親しくない上に、名刺に書いてあるのが馴染みのない肩書きだったりすると、余計迷ってしまうが……。

「相手の年齢などがわからない時には、その組織の体制を理解し、営業先や訪問時に、相手からいただいた名刺の肩書きや席の並び順などで、早めに役職順が把握できるようにしましょう。相手の会社に専門職のスタッフが多い場合は、序列がないこともあります。その際は、名前で五十音順または、メールアドレスでアルファベット順に並べると要らぬ誤解を生じないでしょう」(五十嵐さん)

年齢は一番年上に見えるが、実は役職順でいうと下の方だった、なんてことが後で判明するとお互いに気まずい思いをすることになるので要注意だ。

「無造作に相手の宛名を並べたり推測で並べたりすると、『自分の方が下に見られているのか』と相手に不快な思いをさせてしまうこともあります。メールアドレスの並び順は、相手への気配りとも言えるでしょう」(五十嵐さん)

クレームを入れるほどのことではないが、実際に自分が下にされた宛名を見ると嫌な気分になるもの。細かなことだが、相手の気持ちになって考えよう!

(酒井理恵)

教えて!goo スタッフ(Oshiete Staff)

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